朝5時、ロンドンからの効率的なリモートプレゼンテーション方法

こんにちは、A.C.O.Journal編集部です。私の重要な仕事の1つに、お客様へのプレゼンテーションがあります。今回は、ロンドンに住んでいる私が、東京にいるお客様とどのように「Face to Face」でプレゼンをしているかをご紹介します。

ロンドンからプレゼンを行うために

お客様の多くは東京にオフィスがあります。ロンドンにいる私はオンラインでプレゼンを行うことなりますが、東京オフィスのスタッフは直接お客様のもとに伺います。特に初対面となるミーティングでは実際に人がいることで印象にも残りますし、オンラインでのプレゼンにつきものの通信トラブルにも対処できます。

プレゼンの際には、東京オフィスから2,3種類のモバイルWi-Fiを持参し、ロンドンで勤務する私も常に3種類のネットワークを用意しておきます。ロンドンからプレゼンする場合、ネットワークが途切れると当然プレゼンに支障をきたします。

お客様の会議室の状況は様々で、外部の人がつなげない回線であったり、高層階で通信キャリアの電波が届かない場合もあります。お客様との商談の成否を決めるプレゼンですので、あらゆる状況でも接続できるようネットワークインフラに対しては細心の注意を払っています。

経験から生まれたシステム構成

プレゼンの際には、合計3つのノートパソコンを使用します (東京側に2つ。ロンドン側に1つ)。仕組みを下図の通りです。

• 東京のパソコン1ではプロジェクターにプレゼンテーションを表示させます。
• 東京のパソコン2には外部スピーカーとマイクを接続します。
• ロンドンにあるパソコン3はリモートでパソコン1と繋げ、ロンドンから東京のプレゼンテーションを制御できるようにします。またパソコン2とはSkypeで繋げて、ビデオと音声を送ります。

若干複雑な設定になってしまいますが、これにはロンドンと東京でパソコンを1台ずつ繋ぎ、プレゼンテーション画面を共有する方法よりも優れている理由があります。

プレゼンを表示しているパソコンはロンドンでなく、東京にあります。そこで、私のインターネット接続が途切れても、東京にいる誰かがパソコン1を操作して、スムーズにプレゼンを進めることができます。もし、代わりに、私のコンピューター画面をロンドンから共有する場合、インターネット接続が途切れるとプレゼンとビデオのフィードの両方が消えてしまいます。

もしインターネット接続が貧弱である場合、画面共有時の画質が悪くなる可能性があります。パソコン１に遠隔アクセスすることで、プレゼンテーションの画質劣化を防げるのです。パソコンを1台だけ使用するということは、1つのネットワークに頼ることを意味します。このように複数に分けることで、2つの異なるネットワークを使用し、ネットワークの負荷を減らすことにもつながるのです。

プレゼンテーションが終わった後は、東京のパソコン1はその場にいるスタッフによって制御することができます。パソコン2のビデオ通話を妨げることなく、何か別のものを表示することも可能です。

また、プレゼンテーションの画面は大きなスクリーンできれいに見せたいと思いますが、一方でロンドン時間で朝5時の私の顔をスクリーンの大きなサイズで映したくはありません。私のビデオ通話のウィンドウを、スクリーンに映さない方のパソコンにとどめておくことで、画面上の私は他のチームの人々と同じ机に肩を並べることができ、議論の時の立ち位置もよりよくなります。

さらなる安全策を準備

このように入念に準備をしても、上手くいかないこともあります。その際の安全策として、私はナレーションをKeynoteに録音し、ムービーにして用意しておきます。生のプレゼンほどの迫力はありませんが、何もないよりはいいですよね。また、ムービーであればお客様は社内で共有することができます。これは関係者全員が会議に参加できない際にはとても便利です。

追加で手間がかかりますが、プレゼンを円滑に進ませるためには非常に役立ちます。そして、失敗のリスクも削減できるのです。

東京とロンドンでは通常9時間の時差があるので、東京の午後2時にプレゼンをするとしたら、ロンドンは朝5時です。こういった条件でいいプレゼンができることは、お客様に対して私たちが準備万端であることを示しますし、遠隔で作業するメンバーがいることも問題にならないというメッセージを発せられるのです。

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