#3 ワークショップのパフォーマンスを向上する環境の作り方

suki

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A.C.O. UX
2019.12.26

こんにちは、UXデザイナーの大橋です。

アイデア出しワークショップやデザインスプリントなど、UXデザイナーとしてワークショップは避けては通れません。そんなワークショップを行う「環境」について考えたことはありますか？ファシリテーションに関する記事はよく見受けられますが、ワークショップの環境準備に関する記事は意外と見受けられません。

もし、みなさんのなかでワークショップ中に参加者の発言が少なかったり集中力がイマイチ続かないという課題を持っている方がいたら、ワークショップを行う環境に配慮することで改善できるかもしれません。

そこで「意外と知らないUXデザイン」シリーズ第3弾では、実際にA.C.O.でも行なっているワークショップのパフォーマンスを向上するために気をつけるべき環境準備について紹介します。

なぜ環境を整えるとパフォーマンスが向上するのか

ここでいうパフォーマンスは進行のスムーズさや議論の活発さを指します。ワークショップのパフォーマンスに影響する要素はいくつもありますが、そのなかには環境を整えることで改善できる要素があります。

たとえば、参加者が当事者意識を持って参加することや、緊張や遠慮をせずに発言できること、そして集中を妨げないことなどです。これらを意識した環境作りをすることでワークショップのパフォーマンスは向上するのです。

では、その具体的な方法をいくつか紹介します。

大きな紙の資料を使って作業することで当事者意識を持ちやすくする

資料にみんなでフィードバックを入れるようなシーンでは、必ず大きな紙やホワイトボードを用意してプロジェクトメンバー、あるいはグループ全員で作業を行いましょう。

パソコンから大きなモニターに繋いで資料を映す場合、資料を修正したり作成する人は一人になるため、参加者はどうしても受け身になりがちです。大きな紙を参加者で囲み各自が考え、手を動かすことにより、当事者意識が自然と生まれて議論も活性化していきます。

常に整理された状態を保つことで進行をスムーズに

短い時間の中で多くの議論と意思決定を行うワークショップやデザインスプリントにおいて、整理整頓も重要なポイントです。

たとえば付箋やペンなどの備品が整理されていないと、いざ使いたい時にすぐに見つけられず準備に時間を取られてしまうようなことが起こり得ます。

そのためA.C.O.ではワークショップの前後には必ず備品の整理をしています。使用したペンや付箋は毎日同じ場所に戻して規則性を保ち、残りが少なければ事前に補充しておきます。また備品の位置はファシリテーターとも認識を合わせておき、必要な時にすぐ参加者へ配布できるような配置に変更します。

お菓子や飲み物で参加者が発言しやすい雰囲気を作る

ワークショップの際にはお菓子と飲み物を用意しておきましょう。場の雰囲気がやわらかくなり発言しやすい環境が生まれます。参加者同士のコミュニケーションが増えるだけでなく、クライアントの好みを聞くことで距離を縮めるきっかけにもなります。

ちなみに私がオススメするワークショップの万能お菓子は「ばかうけアソートパック」です。硬めのおせんべいをガリガリ噛んで食べると気分の切り替えになり、しーんとした空気に噛音があるだけで緊張もほぐれます。

お菓子や飲み物が場にもたらす影響は意外と大きいので、ぜひ取り入れてみてください。

参加者とファシリテーターをよく観察し、次のために動く

上記の具体例以外にも、冷暖房の調整や、ペンのインクが出なくなったり付箋がなくなる前に気づき新しいものを渡すなど、パフォーマンス向上のためにできることはいくつもあります。

そしてこれら全てに共通しているのは「参加者とファシリテーターをよく観察し、先のために動く」ということ。参加者やファシリテーターを観察することで、なぜ今その行動をとり、次に何をしようとしていて、何が弊害になり得るのかが見えてきます。それらを先回りして準備をすることでパフォーマンスの低下要因を排除し、ワークショップをよりスムーズかつ、効率よく行うことができるのです。

ひとつひとつは小さなことですが、1分1秒を争うワークショップにおいてはこの小さな積み上げがパフォーマンスに顕著に現れます。是非みなさんもワークショップをする際にはその環境にも目を向けてみてください。

次回の意外と知らないUXデザインシリーズは、アイデアを具体化するための手法について紹介します。

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